Intelligenza artificiale negli uffici: regole, controlli e responsabilità7 Ottobre 2026
Una bozza di risposta a un cittadino, la sintesi di un documento, il confronto tra disposizioni normative. L’intelligenza artificiale può affiancare molte attività quotidiane degli uffici pubblici e degli studi professionali. Ogni utilizzo, però, porta con sé decisioni precise: quali informazioni affidare al sistema, come verificare il risultato e chi autorizza il suo impiego. Questi interrogativi riguardano anche gli strumenti già presenti nell’organizzazione. Un aggiornamento del gestionale può introdurre nuove funzioni di AI e modificare il modo in cui vengono elaborati documenti e dati. Per questo, governare l’intelligenza artificiale significa stabilire regole concrete, comprensibili per chi deve applicarle. Il regolamento interno può diventare il punto di riferimento per organizzare questo lavoro: definire gli utilizzi consentiti, assegnare i compiti e rendere riconoscibili le responsabilità. Indice Strumenti autorizzati e dati: le prime scelte da affrontare Il quadro normativo e il ruolo delle persone Controllo umano: cosa verificare prima di usare un risultato Come costruire un regolamento interno sull’AI Il corso Maggioli sulla governance dell’intelligenza artificiale Strumenti autorizzati e dati: le prime scelte da affrontare Prima di introdurre un nuovo applicativo, o di consentire l’uso di un assistente online, occorre chiarire quali attività potrà svolgere e a quali condizioni. Un dipendente può caricare una pratica per ottenerne un riassunto? Un collaboratore può utilizzare documenti di un cliente per preparare un parere? Chi valuta le condizioni offerte dal fornitore e le modalità con cui vengono trattate le informazioni? Sono domande che richiedono risposte condivise. Affidarle alla sensibilità del singolo significa favorire comportamenti diversi anche all’interno dello stesso ufficio. Un’organizzazione dovrebbe quindi partire dalla ricognizione degli strumenti utilizzati e delle relative finalità, individuando chi può autorizzarne l’impiego, quali dati possono essere inseriti e quali verifiche devono precedere l’utilizzo dei risultati. Il quadro normativo e il ruolo delle persone Il riferimento europeo è il Regolamento (UE) 2024/1689, l’AI Act, che distingue obblighi e requisiti in relazione alle caratteristiche dei sistemi, ai rischi e al ruolo svolto dai soggetti coinvolti. Per individuare le regole applicabili occorre dunque esaminare il singolo impiego dell’AI e il contesto in cui avviene. Sul piano nazionale, la legge 132/2025 dedica una disposizione specifica alla pubblica amministrazione. L’articolo 14 colloca l’AI a supporto dell’attività amministrativa, preservando l’autonomia decisionale della persona e la sua responsabilità sui procedimenti e sui provvedimenti. Prevede inoltre misure tecniche, organizzative e formative per favorirne un utilizzo responsabile. Il passaggio dalle norme alle procedure interne richiede quindi un lavoro organizzativo: individuare i responsabili, preparare il personale e stabilire come documentare l’impiego degli strumenti. Controllo umano: cosa verificare prima di usare un risultato Un testo scorrevole può contenere un riferimento inesatto, omettere un elemento decisivo o proporre una conclusione non adeguata al caso. Quando quel testo entra in una comunicazione, in un atto o in un parere, la verifica deve riguardarne il contenuto e le conseguenze. Il controllo umano deve essere effettivo: chi interviene deve poter valutare il risultato, correggerlo e, quando necessario, scartarlo. L’intensità della verifica andrà definita considerando l’attività svolta e i suoi possibili effetti. Preparare una prima sintesi di materiale informativo e utilizzare un sistema a supporto di una decisione che incide sulle persone richiedono valutazioni differenti. Occorre inoltre stabilire come segnalare errori, ricostruire i passaggi rilevanti e riesaminare il funzionamento degli applicativi nel tempo. Come costruire un regolamento interno sull’AI Un regolamento utile deve tradurre i principi in indicazioni applicabili al lavoro quotidiano. Tra gli aspetti da disciplinare rientrano: ambito di utilizzo: attività consentite, limiti e strumenti autorizzati; ruoli e responsabilità: soggetti incaricati di approvare, utilizzare e controllare i sistemi; gestione delle informazioni: criteri per l’inserimento di dati e documenti; verifica dei risultati: modalità di revisione e gestione degli errori; valutazione dei rischi: controlli iniziali e riesami periodici; formazione e documentazione: istruzioni per il personale e tracciabilità delle attività. In questo quadro si collocano anche le valutazioni d’impatto, quando previste: la FRIA, relativa ai diritti fondamentali, e la DPIA, relativa alla protezione dei dati personali. Sono strumenti con finalità e presupposti distinti, da coordinare quando applicabili allo stesso impiego dell’AI. Il corso Maggioli sulla governance dell’intelligenza artificiale A questi temi è dedicato il corso “La governance dell’intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione e la redazione del Regolamento interno”, organizzato da Maggioli Editore. L’appuntamento è online in diretta il 26 ottobre 2026, dalle 9 alle 13, con Oreste Pollicino, Ettore Iorio e Rebecca Pupella. Il programma affronta il quadro normativo, i ruoli e i rischi previsti dall’AI Act, la sorveglianza umana e la prevenzione delle discriminazioni algoritmiche. Approfondisce inoltre le Linee guida AgID su adozione, sviluppo e acquisto dei sistemi di AI, fino alle indicazioni per redigere il regolamento interno. Il corso si rivolge a dirigenti e funzionari pubblici, responsabili della transizione digitale e dei sistemi informativi, professionisti e imprese ICT. È valido ai fini della Direttiva Zangrillo sulla formazione dei dipendenti pubblici. Consulta il programma completo e le modalità di iscrizione. [...]
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